Lorsque vous modifiez un formulaire alors qu'il possède déjà des fiches qui vous sont utiles, il faut que vous mettiez en place une stratégie de migration. Chaque fois que vous activez un formulaire, vous créez ce qu'on appelle une version. Les nouvelles fiches de ce formulaire seront donc toutes crées avec cette version.
Mais qu'en est-il des fiches qui précèdent cette activation ?
Trois stratégies sont possibles :
Stratégie 1 : Migrer toutes les anciennes fiches dans la nouvelle version
Présentation :
L'objectif est ici de garder un ensemble cohérent de fiches qui se basent sur la même structure de données. On va donc migrer les anciennes fiches vers la nouvelle version.
Mise en place :
Pour faire cela, il faut tout d'abord créer la migration. Cela vous est proposé dans une fenêtre directement après avoir activé le formulaire.
Dans l'écran suivant (qui n'apparait que si des champs ont été supprimés) vous devez faire correspondre les noms système de la version précédente avec les noms système de la nouvelle version afin de conserver les données des champs renommés. Il suffit ensuite de valider en cliquant sur "Enregistrer et appliquer".
Si aucun champ n'avait été supprimé, vous pouvez directement "Lancer la migration" depuis la fenêtre.
A noter :
La méthode proposée plus haut permet de migrer les fiches sur le serveur. Mais les fiches peuvent rester dans leur état sur les mobiles. Si tel est le cas, lorsque le mobile enverra une mise à jour de la fiche, cette dernière sera migrée automatiquement à la réception sur le serveur.
Cas où cette stratégie est recommandée :
Lorsque vous êtes en train de créer le formulaire et qu'il n'est pas encore utilisé en conditions réelles.
Lorsque vous ne modifiez pas la structure des données
Lorsque vous ajoutez une fonctionnalité qui vous semble nécessaire sur l'ensemble des fiches (y compris les fiches existantes ou en cours de traitement).
Ex : paramétrage d'une représentation ou d'un champ de localisation de la fiche sur une carte
Ajout d'une nouvelle condition pour éviter qu'un automatisme ne se déroule à chaque modification
Stratégie 2 : Permettre la migration des fiches
Présentation :
La stratégie ici est de permettre le passage des fiches à la nouvelle version uniquement lorsqu'elles sont mises à jour.
Mise en place :
Il suffit de suivre le protocole précédent, mais de ne pas appliquer la migration à la dernière étape. Il faudra donc cliquer sur "Enregistrer" et non sur "Enregistrer et appliquer".
Cas où cette stratégie est recommandée :
Si vous souhaitez mettre à jour un modèle de rapport ou un automatisme se basant sur un champ nouvellement créé tout en minimisant l'impact sur le travail en cours de vos collaborateurs (voir plus bas : Cas particulier des automatismes et modèles de rapports).
Stratégie 3 : Laisser les fiches dans leur version
Présentation :
Enfin la troisième stratégie consiste à laisser la fiches dans leur version.
Mise en place :
Lorsque vous activez le formulaire et que la popin suivante apparait, cliquez sur "Fermer".
A noter :
Il sera toujours possible à l'avenir de changer d'avis et de migrer les fiches. Pour cela, il faut cliquer sur le bouton "Paramètres", puis dans la section "Actions avancées" cliquez sur "Migrations".
Vous pourrez alors créer une nouvelle migration (bouton "Nouveau") afin de paramétrer comment passer d'une version à une autre et passer les fiches d'une version à une autre (bouton "Migration manuelle").
Cas où cette stratégie est recommandée
Si vous souhaitez ajouter un champ requis, cette méthode est obligatoire.
Lorsque vous supprimez un champ dans un formulaire et que vous ne souhaitez pas perdre les données des fiches précédentes.
Lorsque vous faites des changements significatifs dans le formulaire et que vous n'êtes pas sûr des impacts qu'une migration pourrait avoir.
De manière générale, une migration peut toujours avoir lieu a posteriori, mais on ne peut pas revenir sur une migration réalisée. Donc en cas de doute, il est plus sûr de ne pas faire de migration.
Information supplémentaires :
Déclenchement des automatismes :
Une migration ne déclenche pas les automatismes (quelque soit le déclencheur paramétré).
Calculs des formules :
L'ensemble des formules automatiques sont recalculées lors des migrations. Si vous ne souhaitez pas que ces formules soient recalculées, nous vous invitons soit à les transformer en formules manuelles, soit à ne pas opérer la migration.
Exception: les formules ne sont pas recalculées lors de la migration s'il existe au moins 5 formules avec relation (parents et/ou enfants).
Cas particulier des automatismes et modèles de rapports :
L'ensemble des fonctionnalités d'un formulaire est régi par les versions (conditions, représentation, statut fonctionnel, workflow…) à l'exception des automatismes et des modèles de rapports.
Si vous supprimez un champ ou une condition dans une version du formulaire qui est utilisé dans un automatisme ou dans un modèle de rapport, le fonctionnement de ces derniers est donc compromis pour les fiches de cette version.
A l'inverse si vous souhaitez mettre à jour un modèle de rapport ou un automatisme en se basant sur un champ ou une condition nouvellement créé, ces derniers risquent de mal fonctionner sur les fiches dans des anciennes versions. Il convient donc de les migrer avec la stratégie 1 ou 2.
Ajouter un champ requis à un formulaire va bloquer la migration des fiches.
Si un formulaire est modifié et que les fiches sur mobile sont dans des versions précédentes, il peut y avoir des erreurs pour envoyer les fiches.